Huishoudelijk reglement Wijkvereniging “Ashorst”.

Dit reglement voorziet in die gevallen waarin de statuten van de vereniging als zodanig niet of onvolledig voorzien. (art. 18 van de statuten)

Artikel 1. De vereniging.

  1. De vereniging bestaat uit leden en draagt de naam “Wijkvereniging Ashorst” , is officieel opgericht op 2 maart 2004 en ingeschreven bij de KvK onder nummer 17170479.
  2. De vereniging heeft statuten welke notarieel zijn bekrachtigd d.d.
  3. De vereniging heeft haar zetel in Mierlo-Hout in de Gemeente Helmond en betreft de navolgende straten; Sjef Remmenlaan, Diamantstraat, Robijnstraat, Smaragdstraat, Topaasstraat, Saffierstraat, Opaalstraat, Toermalijnstraat, Agaatstraat, Jadestraat, Aquamarijnstraat, Janssen & Fritsenplein, Windmolenstraat, Kastmolen, Paltrokmolen, Korenmolen, Branderijmolen, Slegersstraat.
  4. Odulphusstraat en Ashorstpad.
  5. De vereniging heeft ten doel het woon-/ leefgenot en verkeersveiligheid te bevorderen van alle bewoners van de wijk “Ashorst” en het opzetten en begeleiden van buurtpreventie.
  6. De vereniging is aangegaan voor onbepaalde tijd en het verenigings- of boekjaar valt samen met het kalenderjaar.

Artikel 2. Het bestuur.

  1. De vereniging wordt bestuurd door een “dagelijks bestuur” bestaande uit voorzitter, secretaris en penningmeester, aangevuld met overige bestuursleden. Het totaal aan bestuursleden moet altijd een oneven aantal zijn om de besluitvorming te bevorderen. Alleen het dagelijks bestuur is bevoegd de vereniging in- en buiten rechte te vertegenwoordigen. Het (dagelijks)bestuur is bevoegd om leden van commissies te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Voorzitters van eventuele commissies zullen regelmatig verslag doen aan het (dagelijks)bestuur over de voortgang, knelpunten en financiën van de lopende projecten en geplande activiteiten. Indien nodig kan het bestuur aanpassingen/wijzigingen voorstellen.
  2. Het voltallige bestuur vergadert tenminste een (1) maal per twee (2) maanden. Indien nodig kan een van de bestuursleden een tussenvergadering bijeen roepen. Het dagelijks bestuur kan ervoor kiezen om tussentijds bij elkaar te komen om lopende zaken te bespreken.
  3. Indien een vergadering plaats vindt bij een van de leden thuis, kan er besloten worden om een vergoeding vast te stellen van € 5,00 per vergadering. Deze kosten moeten wel schriftelijk of per mail worden gedeclareerd bij de penningmeester.
  4. De secretaris beheert de notulen en alle archiefstukken.
  5. De bestuursleden worden door de algemene vergadering uit de leden van de vereniging benoemd, waarbij alleen de voorzitter in functie wordt gekozen. De functie en werkzaamheden van de overige bestuursleden worden binnen het bestuur in onderling overleg verdeeld.
  6. Bestuursleden hebben een zittingstermijn van ten minste drie (3) jaren en stellen een rooster van aftreden op, zodanig dat ieder jaar ten minste één lid van het bestuur aftreedt. De voorzitter mag nooit met de secretaris in hetzelfde rooster zitten. Tussentijds in een vacature benoemde leden van het bestuur komen op het rooster van aftreden in plaats van hen die zij hebben opgevolgd. De aftredende is terstond herkiesbaar.
  7. De voorzitter en de secretaris kunnen zich ter zake van hun vertegenwoordigingsbevoegdheid, als in lid 1 bedoeld, door een schriftelijk gevolmachtigde laten vertegenwoordigen. Indien de penningmeester wordt gemachtigd te beschikken over bank- en/of kassaldo, is dat slechts mogelijk binnen de in de volmacht nauwkeurig omschreven grenzen.
  8. Voor het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, het sluiten van overeenkomsten, waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, evenals voor het aangaan van geldleningen, behoeft het bestuur de goedkeuring van de algemene vergadering.
  9. De algemene vergadering kan een bestuurslid schorsen of ontslaan indien zij daartoe termen aanwezig acht. Voor een besluit daartoe is de meerderheid vereist van tenminste twee/derde (2/3) van de stemmen.
  10. De in het vorige lid bedoelde schorsingsbevoegdheid komt ook toe aan het bestuur. In de eerstvolgende, al dan niet speciaal daartoe bijeengeroepen algemene vergadering, spreekt de algemene vergadering zich uit over de positie van het door het bestuur geschorste bestuurslid, bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
  11. Bestuurders zijn bevoegd te allen tijde zelf hun ontslag te nemen, mits met inachtneming van een redelijke termijn, rekening houdende met de belangen van de vereniging.

Artikel 3 De leden.

  1. Als lid kunnen uitsluitend worden aangenomen, personen die woonachtig zijn in het gebied dat bekend staat als “Ashorst”, waarvan de grenzen bekend zijn bij het bestuur en omvattende de straten zoals genoemd in voorgaand artikel 1, punt III.
  2. Om als lid van de vereniging te worden toegelaten, meldt men zich schriftelijk bij de secretaris van de vereniging of bij het bestuurslid wat is benoemd tot beheerder van de ledenlijst. Het lidmaatschap gaat in na betaling van de dan geldende jaarlijkse contributie, welke per vooruitbetaling is verschuldigd. Het lidmaatschap is geldig voor het gehele gezin, echter alléén indien men nog woonachtig is op het aangegeven adres.
  3. Bij verhuizing uit de wijk Ashorst eindigt het lidmaatschap aan het eind van het kalenderjaar. Tot dat tijdstip heeft men recht op deelname aan alle activiteiten en wijk informatie.
  4. Het bestuur is bevoegd een lid te schorsen voor een periode van ten hoogste drie (3) maanden, ingeval het lid bij herhaling in strijd handelt met zijn lidmaatschapsverplichtingen of door handelingen of gedragingen het belang van de vereniging in ernstige mate heeft geschaad. Gedurende de periode dat een lid is geschorst, kunnen de aan het lidmaatschap verbonden rechten niet worden uitgeoefend.
  5. Het lidmaatschap van de vereniging eindigt door: a. Overlijden, b. schriftelijke opzegging door het lid bij het secretariaat van de vereniging, c. schriftelijke opzegging door het bestuur namens de vereniging en d. ontzetting door de algemene vergadering.
  6. Opzegging door het lid kan slechts geschieden tegen het einde van het verenigingsjaar, door schriftelijke kennisgeving, welke vòòr de eerste (1) december in het bezit van de secretaris moet zijn. Indien opzegging niet tijdig heeft plaatsgevonden loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende verenigingsjaar, tenzij het bestuur anders beslist of van het lid redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
  7. Opzegging namens de vereniging geschiedt met inachtneming van een zodanig termijn als het bestuur in verband met de opzeggingsgrond redelijk acht. Een dergelijke opzegging kan slechts geschieden, indien het lid, na daartoe bij herhaling schriftelijk te zijn aangemaand, in gebreke blijft binnen een maand de verschuldigde contributie te voldoen en voorts indien redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. De opzegging geschiedt steeds schriftelijk met opgave van redenen.
  8. Ontzetting kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. Het besluit der algemene vergadering van de vereniging tot ontzetting zal moeten worden genomen met tenminste twee derde (2/3) van het aantal uitgebrachte geldige stemmen. In afwachting van de behandeling van het voorstel tot ontzetting uit het lidmaatschap van de vereniging, kan het bestuur het lid schorsen tot de beslissing over de ontzetting is genomen.
  9. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar om welke reden of oorzaak ook eindigt, blijft de jaarlijkse contributie voor het geheel door het lid verschuldigd, tenzij het bestuur anders besluit. Er vindt geen restitutie plaats van contributie bij voortijdig opzeggen van het lidmaatschap.

Artikel 4. Donateurs.

  1. Donateurs zijn zij, die als zodanig door het bestuur zijn aangenomen en tenminste de door de algemene ledenvergadering, na overleg met de donateurs, vastgestelde donatie hebben betaald. Aan donateurs komen niet de rechten toe, die aan het lidmaatschap van de vereniging verbonden zijn, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald.
  2. Om als donateur van de vereniging te worden toegelaten, meldt men zich schriftelijk aan bij de secretaris van de vereniging, onder mededeling van het bedrag van de jaarlijkse donatie, waarna in de eerstvolgende bestuursvergadering over de toelating wordt beslist.

Artikel 5. Financiën.

  1. De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit contributies van de leden, donaties, subsidies van Gemeente Helmond, bijdragen vanuit de centrale wijkraad of andere baten.
  2. De grootte van de contributie der leden, evenals het minimumbedrag van de door de donateurs verschuldigde donatie, worden jaarlijks in de algemene vergadering vastgesteld en vastgelegd. De leden zijn gehouden hun aldus vastgestelde contributie te voldoen uiterlijk de derde (3) maand van het nieuwe kalenderjaar. De contributie wordt in principe persoonlijk en contant geint door leden van het bestuur, behoudens voor diegenen die hun contributie wensen te voldoen door middel van een automatische bankafschrijving.
  3. De voorzitter, secretaris en penningmeester zijn elk tekeningsbevoegd tot maximaal € 50,00 per transactie zonder overleg met het bestuur.

Artikel 6. Vergaderingen en communicatiestructuur.

  1. Een algemene vergadering wordt gehouden tenminste eenmaal (1) per jaar binnen drie (3) maanden na afloop van elk boekjaar (jaarvergadering) en voorts zo dikwijls als het bestuur dit wenselijk acht. Of indien de leden daartoe een schriftelijk verzoek bij het bestuur indienen, ondertekend door minimaal 25 leden, binnen vier (4) weken na indiening van dit verzoek.
  2. De algemene vergadering wordt door de zorg van de secretaris bijeengeroepen door middel van een schriftelijke kennisgeving, welke aan de leden wordt toegezonden, bezorgd of gemaild tenminste zeven (7) dagen tevoren. De oproep wordt tevens geplaatst op de website www.ashorst.nl en op het informatiebord. De kennisgeving bevat de vermelding van tijd en plaats van de te houden vergadering, evenals de agenda welke door het bestuur wordt vastgesteld. Op de algemene vergadering zal een presentielijst aanwezig zijn.
  3. In de jaarvergadering wordt door de secretaris namens het bestuur het jaarverslag over het afgelopen verenigingsjaar uitgebracht en wordt door de penningmeester rekening en verantwoording afgelegd van zijn financieel beheer. Dit laatste onder overlegging van de nodige bescheiden, via een “flip-over “ of middels een digitale presentatie. De algemene vergadering benoemt jaarlijks een commissie van tenminste twee (2) leden van de vereniging, die geen deel uitmaken van het bestuur, welke commissie belast zal zijn met de controle op de rekening en verantwoording van het bestuur en in het bijzonder de penningmeester over het afgelopen jaar. De commissie onderzoekt de rekening en verantwoording en brengt in dezelfde vergadering waar deze rekening en verantwoording wordt afgelegd, verslag uit van haar bevindingen.
  4. Alle leden die niet geschorst zijn als lid, hebben toegang tot de algemene vergadering en hebben daar ieder één (1) stem. Per “voordeur “ mag maar één (1) stem worden uitgebracht. Stemmen bij volmacht is niet toegestaan, blanco en/of onvolledige stembriefjes zijn ongeldig. Een lid mist stemrecht over zaken, die hem/haar, zijn echtgenoot/echtgenote of een van zijn/haar bloedverwanten in rechte lijn betreffen. Alle besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen, tenzij in de wet of de statuten/reglement anders is bepaald. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken mondeling tenzij de voorzitter, de vergadering gehoord, anders besluit. Heeft bij stemming over personen niemand de volstrekte meerderheid gekregen, dan vindt een tweede stemming plaats tussen twee personen, die de meeste stemmen op zich verenigen. Indien bij een tweede stemming de stemmen staken beslist het lot. Een ter vergadering uitgesproken oordeel dat een besluit is genomen, is beslissend. Indien echter onmiddellijk na het uitspreken van dit oordeel de juistheid daarvan wordt beslist, vindt een nieuwe stemming plaats wanneer de meerderheid van de vergadering dit verlangd.
  5. De voorzitter van het bestuur leidt ook de (algemene) vergadering. Bij zijn/haar afwezigheid of ontstentenis zal de secretaris als voorzitter optreden. Van het ter (algemene) vergadering verhandelde worden door de secretaris of een door het dagelijks bestuur aangewezen bestuurslid der vereniging notulen gehouden.
  6. Een eenstemmig besluit van alle leden, ook al zijn deze niet in vergadering bijeen, heeft, mits met voorkennis van het bestuur genomen, dezelfde kracht als een besluit van de algemene vergadering.

Artikel 7. Activiteiten.

  1. Ieder jaar wordt door de commissie(s) een activiteitenplan met bijbehorend budget opgesteld dat met het bestuur wordt besproken. Eventueel kan in het budget een eigen bijdrage per persoon worden opgenomen. De plannen worden in de jaarlijkse ledenvergadering voorgelegd/besproken.
  2. Aan wijkactiviteiten kan zowel door leden als niet-leden worden deelgenomen. Niet-leden hebben echter geen recht op korting op de deelnamekosten per persoon. Deelname van niet leden kan geweigerd worden indien daar aanleiding toe is.
  3. Commissies die wijkactiviteiten organiseren uit naam van de wijk Ashorst, leggen verantwoordelijkheid af aan het bestuur. Voor het wel en wee van de deelnemende leden en niet leden, evenals schade toegebracht aan derden, is het bestuur of de vereniging niet aansprakelijk.

Artikel 8. Statuten.

  1. Een besluit tot wijziging van de statuten treedt niet in werking, dan nadat het is goedgekeurd door het bestuur en van het besluit een notariële acte is opgemaakt.
  2. Het bestuur is verplicht een authentiek afschrift van de wijziging en de gewijzigde statuten neer te leggen ten kantore van de Kamer van Koophandel binnen welk gebied de vereniging zetel heeft.

Artikel 9 Ontbinding.

  1. Behoudens het bepaalde in artikel 50 Boek twee van het Burgerlijk Wetboek kan de vereniging worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering, in een vergadering waarin tenminste drie/vierde (3/4) van de leden aanwezig zijn.
  2. Bij gebreke van het quotum kan ongeacht het aantal ter vergadering aanwezige leden tot ontbinding worden besloten op een volgende, tenminste 8 dagen doch uiterlijk 30 dagen na de eerste gehouden vergadering, met een meerderheid van twee/derde (2/3) van het aantal uitgebrachte stemmen.
  3. Indien bij een besluit tot ontbinding geen vereffenaars zijn aangewezen, geschiedt de vereffening door het bestuur.
  4. Aan een eventueel batig saldo zal een bestemming moeten worden gegeven, die bijdraagt tot verwezenlijking van de doelstellingen van wijkvereniging Ashorst. Indien ontbinding geschiedt als gevolg van een besluit van de algemene vergadering wordt bij dat besluit tevens de bestemming van een eventueel batig saldo bepaald.
  5. Na de ontbinding blijft de vereniging voortbestaan voor zover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. Gedurende de vereffening blijven bepalingen van de statuten en reglementen voor zover mogelijk van kracht. In stukken en aankondigingen die van de vereniging uitgaan, moeten dan aan haar naam worden toegevoegd de woorden “In liquidatie”.

Artikel 9. Algemeen.

Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld door het dagelijks bestuur. Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de wet of de statuten van de vereniging. In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur, met inachtneming van het doel van de vereniging. Het dagelijks bestuur gezamenlijk is bevoegd om wijzigingen en aanvullingen ten aanzien van dit reglement te allen tijde door te voeren.

Opgesteld en goedgekeurd door het dagelijks bestuur van Wijkvereniging Ashorst te Mierlo-Hout d.d. 31-12-2013.

De Voorzitter:
Mevrouw Hennie Bekx

De Secretaris:
De heer P.G. van Rooij

De Penningmeester:
De heer P.G. van Rooij

All rights reserved 2020

alle rechten voorbehouden 2020